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Protección de datos personales

 

HÁBITAT PARA LA HUMANIDAD COLOMBIA
HPH COLOMBIA

POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

DISPOSICIONES GENERALES
I. INTRODUCCIÓN
II. PRINCIPIOS RECTORES
III. GLOSARIO
IV. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN
V. DEBERES DEL RESPONSABLE Y ENCARGADO DE LA INFORMACIÓN
VI. POLÍTICAS ESPECÍFICAS DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES EN HÁBITAT PARA LA HUMANIDAD COLOMBIA.
DISPOSICIONES GENERALES

La Asociación HÁBITAT PARA LA HUMANIDAD COLOMBIA, en adelante HPH COLOMBIA en cumplimiento de lo dispuesto en la ley 1581 de 2012 y su decreto reglamentario 1377 de 2013 y demás normas concordantes, cuyo fundamento está en la Constitución Política, específicamente en su artículo 15 donde se estableció que todas las personas tienen derecho a su buen nombre, así como a actualizar toda información que de ellos se recopile, informa a todos los titulares y no titulares de la información que en esta Asociación se almacena, las POLÍTICAS DE PROTECCIÓN Y TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES que se aplicarán a HPH COLOMBIA y a todas las demás entidades afiliadas, que pertenezcan o llegaren a pertenecer a HÁBITAT PARA LA HUMANIDAD COLOMBIA desde la vigencia de las presentes políticas, igualmente serán aplicables a los datos ya consignados en nuestra base de datos.

I. INTRODUCCIÓN

Hábitat para la Humanidad Colombia, es una organización sin fines de lucro afiliada a Hábitat para la Humanidad Internacional, que trabaja en el país desde 1994 convocando a personas de toda diversidad sin distingo de raza, religión o política para promover el acceso a una vivienda adecuada para romper el ciclo de pobreza de la población vulnerable.

A través de programas de construcción, mejoramiento de vivienda, barrial, consultoría técnica y capacitaciones se mejora la calidad de vida de las familias y comunidades que viven en asentamientos informales; gracias a la activa participación de la comunidad, empresas del sector privado, organizaciones públicas, voluntarios y voluntarias.

Para el desarrollo de las actividades que desarrolla HPH COLOMBIA se hace necesario recolectar información personal de todas aquellas personas Naturales o Jurídicas que de alguna manera realizan algún aporte a nuestra causa.

El avance y desarrollo de la tecnología moderna ha permitido crear inmensas bases de datos con el fin de que quienes tienen legítimo acceso a ellas, puedan tomar decisiones que les permitan avanzar en su objetivo, sin embargo existen entidades inescrupulosas que abusan de esta información para fines indebidos o ilegales.

Por lo anterior el Congreso de la República de Colombia mediante la Ley Estatutaria 1581 de 2012 dictó las disposiciones generales para la protección de datos personales dando de esta manera, aplicación al artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, derecho de “Habeas Data” estableciendo así, los derechos de los titulares de la información, así como los deberes de los responsables del tratamiento de los datos personales consignados en las bases de datos.

Es por esto que HPH Colombia en cumplimiento de los deberes Constitucionales y legales dispone estas Políticas de Protección de datos para su aplicación inmediata a todas aquellas personas Naturales o Jurídicas que de alguna forma se relacionen con el desarrollo del objeto social de HPH Colombia.

Esta Política establece los términos, condiciones y finalidades bajo las cuales HPH Colombia y sus afiliados, realizan la recolección, almacenamiento, uso, comercialización, circulación, supresión y tratamiento a los datos de los donantes, proveedores, a los usuarios de la página de Internet, seguidores de redes sociales y demás personas con las que HPH Colombia tiene o tendrá alguna clase de relación.

II. PRINCIPIOS RECTORES

1. Principio de Legalidad: El tratamiento de datos personales es una actividad regulada por la ley 1581 de 2012 y reglamentada por el decreto 1377 de 2013, por lo que se debe sujetar a lo establecido en estas reglamentaciones y en las demás que las desarrollen.

2. Principio de finalidad: El tratamiento debe hacerse para una actividad específica, la cual debe ser comunicada al titular de la información.

3. Principio de Libertad: Para el tratamiento de datos personales es obligatorio contar con el consentimiento, previo, expreso e informado del titular de la información. Los datos personales no pueden ser obtenidos ni divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve la aquiescencia del titular

4. Principio de Veracidad o Calidad: La información almacenada para su tratamiento, debe ser cierta, completa, precisa, actualizada, comprobable y comprensible. No se podrán tratar datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

5. Principio de Transparencia: El titular de la información podrá obtener en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de información que le incumba.

6. Principio de Acceso y Circulación restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los Datos Personales, de las disposiciones de la Ley 1581 de 2012 y la Constitución. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la ley.
Los Datos No Públicos no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la ley.
7. Principio de seguridad: La información sujeta a tratamiento se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para brindar seguridad a los registros.

8. Principio de Confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no sean públicos, están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la presente ley y en los términos de la misma.

9. Principio de Necesidad y proporcionalidad. Los Datos Personales registrados en una Base de Datos deben ser los estrictamente necesarios para el cumplimiento de las finalidades del Tratamiento, informadas al Titular. En tal sentido, deben ser adecuados, pertinentes y acordes con las finalidades para los cuales fueron recolectados.

10. Principio de Temporalidad y caducidad: Hace referencia al periodo necesario de conservación de datos personales en la base de datos para alcanzar la finalidad para la cual se han recolectado.

III. GLOSARIO

Este glosario tiene como finalidad que todas las personas naturales o Jurídicas, entiendan y apliquen estas políticas de protección y tratamiento de datos personales, para el pleno ejercicio de sus derechos como titulares de la información consignada en nuestras bases de datos.
a) Autorización: Aprobación previa que debe dar el titular de la información para el tratamiento de sus datos.

b) Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita generada que hace HPH Colombia, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.

c) Base de Datos: Conjunto de información la cual es objeto de tratamiento por parte de HPH Colombia.

d) Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.

e) Dato Público: Son considerados así, los relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

f) Dato Sensible: Es una categoría especial de datos de carácter personal especialmente protegido, por tratarse de aquellos concernientes a la salud, sexo, filiación política, raza u origen étnico, huellas biométricas, entre otros, que hacen parte del haber íntimo de la persona y pueden ser recolectados únicamente con el consentimiento expreso e informado de su titular y en los casos previstos en la ley.

g) Encargado del Tratamiento: Es la persona natural o jurídica, que por sí misma o en asocio con otros, realiza el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento. Para los efectos del presente documento se entiende como responsable del tratamiento HPH Colombia.

h) Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.

i) Titular: Persona Natural o Jurídica cuyos datos personales reposan en la bases de datos de HPH Colombia y los cuales son objeto de tratamiento.

j) Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

k) Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.

l) Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

IV. DERECHOS DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales: Es el derecho que tiene todo titular de la información contenida en las bases de datos de HPH Colombia.

2. Solicitar prueba de autorización: Los titulares de la información que reposa en las bases de datos de HPH Colombia tienen el derecho de solicitar en cualquier momento prueba irrefutable de la autorización otorgada para el tratamiento de sus datos personales, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la ley 1581 de 2012.

3. Derecho de información: El titular de los datos personales podrá solicitar información respecto al uso que se le están dando a los mismos.

4. Derecho de Reclamo: El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en esta ley, podrán presentar un reclamo ante el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento

5. Derecho de Retracto: Los titulares de la información podrán revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. Esta revocatoria o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a la ley o la Constitución.
6. Acceso Gratuito: Las personas que tengan información en la base de datos de HPH Colombia podrán acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

V. DEBERES DEL RESPONSABLE Y ENCARGADO DEL TRATAMIENTO.

HPH Colombia deberá cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la ley y en otras que rijan su actividad:
1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
2. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.
3. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.
4. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
5. Garantizar que la información que se suministre a HPH Colombia sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
6. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada
7. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento.
8. Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley.
9. Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.
10. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la ley.
11. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley 1581 de 2014 y en especial, para la atención de consultas y reclamos.
12. Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.
13. Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.
14. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
15. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

VI. POLÍTICAS ESPECÍFICAS DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES EN HÁBITAT PARA LA HUMANIDAD COLOMBIA.

En esta sección se desarrollarán específicamente las políticas que HPH Colombia aplicará desde la vigencia de las mismas a todos los titulares de la información contenida en la base de datos de HPH Colombia.

– Modo de obtener la autorización:
HPH Colombia establecerá diferentes medios de comunicación para obtener la autorización de los titulares de la información, entre ellos están: La autorización podrá ser otorgada por documento físico o electrónico, oralmente, o mediante la conducta inequívoca del titular que permita a HPH Colombia entender claramente su autorización de la información.
HPH Colombia pondrá a disposición del titular de la información, en el momento que así lo requiera prueba de la autorización para el tratamiento de sus datos personales.

– Derechos de los niños, niñas y adolescentes
En el Tratamiento se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes.

– Finalidad de la información almacenada en la base de Datos de HPH Colombia.
HPH Colombia recauda información de todas aquellas personas naturales o Jurídicas que quieran hacer una contribución en dinero o en especie a nuestro objetivo de construcción y mejoramiento de vivienda, barrial consultoría técnica y capacitaciones. La información recaudada permite dar a conocer el avance y el resultado de su aporte, así como permite mantener contacto con quienes ya colaboraron para que de alguna manera apoyen a HPH Colombia a ampliar su red de donantes.

– Responsables del tratamiento de datos:
HPH Colombia delega al Coordinador CRM y Datamining es el encargado de supervisar la labor de los comisionados para recaudar los datos que son protección por parte de esta política, así como será responsable de la atención de peticiones, consultas, reclamos, quejas o para el ejercicio de los derechos del Titular de la información personal.
La información de contacto de HPH Colombia para cualquier tema relacionado con los Datos Personales es la siguiente:
Razón Social: Asociación Hábitat para la Humanidad Colombia Sigla HPH Colombia
Dirección: Transversal 27 A No. 53B – 31 Bogotá, Colombia.
Teléfono: 2350090 – 3158524745
Correo electrónico: arquitectodesuenos@hphcolombia.org

– Modificación de las políticas adoptadas por HPH Colombia
En aquellos casos en que se produzcan cambios sustanciales en el contenido de las políticas de tratamiento, HPH Colombia deberá comunicar a los titulares de la información, de dichas modificaciones con anterioridad o a más tardar al momento de implementar las nuevas políticas.
Se comunicará a los titulares, los cambios sustanciales en el contenido de las políticas de tratamiento a través de la página web de HPH Colombia en el link correspondiente a las Políticas de Tratamiento y Protección de Datos Personales.
– Procedimiento para el ejercicio del derecho del acceso a la información.
El Titular de los datos, sus causahabientes, o aquella persona que acredite la calidad de autorizado por el titular para la consulta de sus datos personales, podrán consultar la información que repose en las bases de datos de HPH Colombia, para tal fin, deberán formular la correspondiente petición, por escrito, y radicarla en la Transversal 27 A No. 53B – 31 en Bogotá desde las 08:00 AM hasta las 05:00 PM de Lunes a Viernes.
Cuando la solicitud sea formulada por persona distinta del Titular y no se acredite que la misma actúa en representación de aquél, se tendrá por no presentada y se informará al titular de dicha situación.
La consulta será atendida por HPH Colombia, en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo. Si no es posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término

– Procedimiento para el ejercicio del derecho de reclamo, rectificación, actualización o supresión de los datos personales.
El titular de la información, sus causahabientes o su representante legal que considere, que HPH Colombia está vulnerando, las disposiciones contenidas en la ley 1581 de 2012, el decreto reglamentario 1377 de 2013 o sus políticas vigentes, podrá solicitar mediante comunicación física a HPH Colombia, o por medio de la página web www.hphcolombia.org que se rectifiquen, actualicen o se supriman de la base de datos su información personal.
HPH Colombia, se reserva el derecho de adicionar canales de comunicación con sus afiliados para el eficaz ejercicio de los derechos de los mismos.
Para realizar el reclamo ante HPH Colombia el titular de la información deberá:
1. Identificarse como titular de la información
2. Descripción de los hechos que dan lugar a la reclamación
3. Pruebas (Si las hubiere) que sustenten los hechos
Si estos requisitos, al momento de presentarse no están completos, HPH Colombia, solicitará al titular de la información dentro de los cinco (5) días siguientes para que los complete o aclare. Si pasados dos (2) meses no se allega la información solicitada HPH Colombia, entiende que se ha desistido del reclamo.
En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de tal situación al interesado.
Una vez HPH Colombia tenga el reclamo completo, incluirá en su base de datos una anotación especial que dirá (Reclamo en trámite) la cual se mantendrá hasta que el reclamo sea decidido, así como el motivo del mismo en un término no mayor a dos (2) días hábiles.
HPH Colombia tendrá un término de Quince (15) días hábiles contados desde el día siguiente al recibo del reclamo para decidirlo. En caso de que no se pueda atender dicho reclamo en este periodo de tiempo HPH Colombia informará al interesado los motivos de la demora y el plazo para responderla, el cual en ningún caso será mayor a ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
El interesado podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez se haya agotado el trámite de reclamación frente a HPH Colombia según lo ordena la ley 1581 de 2012.

– Cláusulas de confidencialidad y Tratamiento de Datos Personales en contratos de trabajo.
Todos los trabajadores de HPH Colombia, suscribirán cláusulas de confidencialidad y de tratamiento de Datos Personales en sus contratos de trabajo, de acuerdo al modelo estipulado en estas policitas para el tratamiento de datos personales.

– Fecha de vigencia de las Políticas de Tratamiento de la Información adoptadas por HPH Colombia.
Las presentes políticas entran a regir a partir del 01 de Junio de 2014. Las presentes políticas aplican para cualquier registro de datos personales realizado en forma presencial, telefónica y/o virtual para la vinculación de cualquier índole con HPH Colombia.